6 bí quyết giúp tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện hiện nay được coi là một trong những công cụ quan trọng của hoạt động tiếp thị và PR nhằm quảng bá và nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với bạn hàng, đối tác và các cơ quan truyền thông báo chí. Đồng thời đưa sản phẩm của công ty đến gần hơn với khách hàng. Chính vì thế để tổ chức sự kiện thành công bạn cần có sự tỉ mỉ, chu đáo, sáng tạo và một vài bí quyết.

Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu

Điều căn bản cần phải xác định rõ trước khi tổ chức sự kiện đó là khoanh vùng nhóm khách hàng mục tiêu mà công ty nhắm tới. Điều này rất quan trọng bởi vì một khi biết rõ đối tượng khách hàng bạn mới có thể lên kế hoạch chi tiết để có những cách thức thu hút nhóm đối tượng này đến tham gia.

Tránh trường hợp sai đối tượng khách hàng, hiệu quả thu được lại không được như mục tiêu đề ra ban đầu. Nhiều trường hợp còn xảy ra những phản ứng ngược, dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp.

Tạo ý nghĩa cho sự kiện

Tổ chức sự kiện thành công tức là bạn đã tiếp cận được với khách hàng tiềm năng, những người đã đang và sẽ cần sử dụng sản phẩm của bạn. Để đạt được điều đó, bạn phải tạo được ấn tượng tốt với khách hàng trong sự kiện. Nên lồng ghép những ý nghĩa nhân văn vào các hoạt động của sự kiện cũng như sản phẩm để nâng cao hiệu quả.

Tuy nhiên bạn không nên giới thiệu sản phẩm một cách quá trực tiếp, vội vàng mà nên thực hiện từng bước, dẫn dắt khách hàng từ từ tiếp cận sản phẩm. Như vậy khách hàng mới không thấy quá phô và choáng ngợp. Tốt nhất bạn nên cung cấp những thông tin về giá trị của sản phẩm mà doanh nghiệp bạn đang có, những mặt tích cực, tiện lợi của nó đối với công việc và cuộc sống.

Sự kiện phải gây được ấn tượng

Điều tối kị của một sự kiện đó là sự nhàm chán. Đừng để khi khách hàng đến với sự kiện bạn tổ chức rồi ra về mà không hề có chút ấn tượng đáng kể nào đọng lại. Đây là lúc cho sự sáng tạo của bạn phát huy, phải tạo nên sự khác biệt, những điểm nhấn trong suốt quá trình để thu hút sự chú ý của những người đến tham dự. Để tạo nên ấn tượng đáng nhớ không nhất thiết bạn phải đầu tư một cách quá công phu và tốn kém, nhiều khi chỉ với những điều đơn giản lại mang đến hiệu quả một cách bất ngờ.

Điểm mấu chốt là bạn phải nắm bắt được tâm lí của nhóm khách hàng đến tham dự sự kiện, cái họ cần nhất là gì từ đó lên kế hoạch để tạo ra những bất ngờ nắm ngoài dự đoán nhưng lại là những cái họ cần, khi đó sự kiện của bạn mới thành công. Tuy nhiên nếu sự kiện để lại ấn tượng với khách hàng nhưng lại không gắn liền với sản phẩm hay dịch vụ bạn cần quảng bá thì hiệu quả sẽ không cao. Vì thế bạn nên chú ý cân bằng 2 yếu tố này, ấn tượng đi liền với hình ảnh sản phẩm.

Chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay có khá nhiều công ty thành lập một bộ phận chuyên tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, ngoại trừ một số công ty có tiềm lực mạnh để đầu tư thì đa số ở những công ty khác tính chuyên nghiệp của những bộ phận này không cao. Kết quả là các sự kiện tổ chức không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Vì vậy bạn nên tìm đến với một đơn vị chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện chất lượng. Những công ty này sẽ đảm bảo những sai sót có thể xảy ra trong suốt quá trình tổ chức sự kiện đạt mức thấp nhất có thể và sản phẩm của doanh nghiệp bạn tiếp cận được gần hơn với khách hàng.

Quảng bá cho sự kiện

Một điều quan trọng ghóp phần vào thành công của một event đó là quảng bá rộng rãi tới khách hàng. Sở dĩ nó quan trọng là vì nếu không quảng bá thông tin về sự kiện đến với khách hàng thì những chuẩn bị tổ chức của bạn là vô ích vì mọi người không nắm bắt được thông tin để đến tham dự. Trong thời đại truyền thông phát triển như hiện nay thì việc quảng bá khá dễ dàng.

Bạn có thể lựa chọn đang quảng cáo trên tivi, tạp chí, sóng radio, web hay các bảng quảng cáo trên phố. Có rất nhiều cách và bạn phải lựa chọn những cách nào phù hợp với chi phí công ti bỏ ra, đảm bảo nhóm đối tượng mà bạn nhắm đến có thể tiếp nhận được những thông tin về event. Có nhiều trường hợp phương thức quảng bá sai sót, thông tin về sự kiện không đến được với khách hàng dẫn đến số lượng khách đến tham gia rất ít, hiệu quả thu được cũng rất thấp.

Tạo lập quan hệ mới và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp sau sự kiện

Tổ chức sự kiện là dịp để sản phẩm của công ty bạn tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng mới. Chính vì thế ngoài việc chú ý đến những khách hàng cũ bạn cũng nên chào đón và trân trọng những khách hàng mới, là những người có thể sẽ sử dụng sản phẩm sau khi tham dự event. Đây là một trong những điểm mạnh khi tổ chức sự kiện, củng cố những mối qua hệ cũ, thiết lập mối quan hệ mới, tạo ra mạng lưới kinh doanh ngày càng sâu rộng.

Sau khi kết thúc sự kiện bạn nên gửi email hỏi thăm, cảm ơn sự tham gia của các khách hàng. Điều này thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp trong khâu chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Đồng thời hỏi cảm nghĩ cũng như ý kiến xây dựng của họ để công ty bạn rút kinh nghiệm cho event sau. Chắc chắn bạn sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng vì sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.

Tổ chức sự kiện là một hoạt động được rất nhiều công ty chú trọng thực hiện nhằm quảng bá hình ảnh sản phẩm công ty. Bạn có thể thực hiện tốt một sự kiện nếu bạn đủ cẩn thận, hoặc bạn có thể liên hệ Công ty Cổ phần ĐT- TM - DV Du lịch Đất Việt để được tư vấn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hotline tư vấn và đặt dịch vụ: 1800 6700.