Điểm danh loạt “bí kíp” tổ chức du lịch kết hợp hội nghị của Đất Việt Tour

Tổ chức du lịch kết hợp hội nghị là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định tới sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp. 

Để tổ chức thành công một buổi du lịch kết hợp hội nghị, ban tổ chức cần có sự chuẩn bị chu đáo để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình. Để đảm bảo cho một buổi du lịch kết hợp hội nghị thành công, Công ty Đất Việt Tour gợi ý cho bạn những bước chuẩn bị sau:

Xin phép tổ chức du lịch kết hợp hội nghị

Việc xin cấp phép là rất quan trọng bởi việc xin phép vừa thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp, tổ chức của bạn đối với chính quyền địa phương. Xin phép chính quyền cũng sẽ giúp việc diễn ra sự kiện được thuận lợi đảm bảo hơn. Khi bất ngờ xảy ra những sự cố trong quá trình tổ chức cũng sẽ được chính quyền hỗ trợ để bạn có thể xử lý ổn thỏa.

Chuẩn bị tài liệu cho buổi hội nghị

Hội nghị là một quá trình thảo luận, họp bàn đến thống nhất vấn đề. Một buổi họp không thể thiếu giấy tờ liên quan để người họp có cái nhìn chính xác nhất về những vấn đề trong buổi họp. 

Do đó, bạn cần chuẩn bị đủ tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của buổi họp, logic, rõ ràng và tránh nhàu nát để thể hiện sự tôn trọng với người tham gia.

Làm việc với diễn giả, MC, người điều hành

Người chủ trì buổi họp là MC hay diễn giả đóng vai trò rất quan trọng với chương trình. Mặc dù không phải là người nắm toàn bộ nội dung cuộc họp nhưng sẽ là người dẫn dắt buổi họp so cho logic và hợp lý nhất.

Trước khi buổi họp được diễn ra, ban tổ chức cần làm việc qua với diễn giả/MC, thống nhất tất cả các hoạt động diễn ra trong chương trình, tên và chức vụ của các vị đại biểu, lịch trình buổi họp cụ thể để tránh việc mất thống nhất giữa người nói và người làm.

Chọn địa điểm phù hợp để tổ chức du lịch kết hợp hội nghị

Địa điểm tổ chức du lịch kết hợp hội nghị không khó để tìm nhưng yêu cần cần phù hợp với số lượng thành viên tham gia cũng như kinh phí tổ chức. Trước khi chọn địa điểm, bạn cần tổng hợp số lượng khách mời cũng như dự trù được kinh phí tổ chức để chọn được địa điểm phù hợp.

Có 2 địa điểm bạn có thể tham khảo lựa chọn để tổ chức du lịch kết hợp hội nghị tại TP Hồ Chí Minh như:

Các khu resort

Đi xa hơn một chút, tạm tránh những ồn ào của phố thị, các khu resort cũng là địa điểm đáng lưu tâm cho sự kiện sắp tới của bạn. Không chỉ đảm bảo yêu cầu về công việc, resort cũng là điểm tham quan chụp ảnh đẹp, mang lại không gian thư giãn, thoải mái giải lao và tổ chức các buổi tiệc nhẹ nhàng, phù hợp với tiêu chí của chuyến du lịch kết hợp hội nghị. Tạo điều kiện gián tiếp cho một buổi hội nghị thành công.

Các khu du lịch

Nếu doanh nghiệp bạn có điều kiện về thời gian và kinh phí tổ chức thì các điểm du lịch sẽ là lựa chọn rất tốt cho chương trình du lịch kết hợp hội nghị của bạn. Vừa tạo sự mới lạ trong công tác tổ chức, vừa như một món quà tri ân tới những thành viên công ty, các vị khách mời hay tri ân tới những khách hàng của bạn.

Các khách sạn, nhà hàng cao cấp tại các khu du lịch cũng luôn được xây dựng những phòng họp chuyên dụng để phục vụ khách hàng. Nên đừng lo về cơ sở vật chất phục vụ cho buổi hội nghị nhé!

Truyền thông sự kiện

Ngay khi có kế hoạch tổ chức, việc truyền thông về chương trình du lịch kết hợp hội nghị cũng cần được làm ngay. Một số buổi hội nghị mang tính chất công việc bắt buộc, người tham gia sẽ nhận thông tin, chuẩn bị các tài liệu liên quan và sẵn sàng cho sự kiện. 

Tuy nhiên, chương trình du lịch kết hợp hội nghị mang tính chất linh hoạt hơn, bạn nên truyền thông rõ về mục đích, ý nghĩa của chương trình, đem lại những hào hứng nhất định cho người tham gia để hiệu ứng chương trình được lan tỏa nhất.

Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong quá trình tổ chức sự kiện lớn nhỏ trong cả nước, Công ty Đất Việt Tour chia sẻ đến bạn đọc những “bí kíp” tổ chức du lịch kết hợp hội nghị nhằm mang đến chương trình hoàn hảo nhất.

Nếu vẫn đang loay hoay vì chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn sớm nhất:

Công ty Cổ phần ĐT - TM - DV Du lịch Đất Việt

198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: 1800 6700 (Tổng đài miễn phí)

Email: sales@datviettour.com.vn

Website: www.datviettour.com.vn

Mỹ Linh