Tổ chức sự kiện cho công ty, cần lưu ý gì?

Tổ chức sự kiện được xem là hoạt động quen thuộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng trải qua. Đây là cơ hội để công ty gặp gỡ đối tác, khách hàng, đồng nghiệp để gia tăng các mối quan hệ trong kinh doanh. Hoặc đơn thuần, sự kiện được tổ chức nhằm tạo không khí giao lưu, họp mặt cán bộ công nhân viên trong công ty để chia sẻ những khó khăn, cũng như định hướng công việc trong thời gian tới. Dù là với mục đích gì, khi tổ chức sự kiện cho công ty, quý khách hàng nên lưu ý một số nội dung sau:

Lên kế hoạch tổng quan cho sự kiện

Đối với hầu hết các sự kiện, hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp, việc lập kế hoạch tổng quan đóng vai trò quan trọng, giúp đơn vị tổ chức xác định cụ thể những công việc cần làm.

Thông qua kế hoạch được dựng sẵn, đội ngũ phụ trách sẽ xây dựng những ý tưởng độc đáo để hoàn thành sự kiện theo đúng mục tiêu đề ra. Ngoài kế hoạch chính, các bạn nên chuẩn bị sẵn một phương án dự phòng, nhằm đối phó với những rủi ro có thể xảy đến. Nhưng tốt nhất, hãy thực hiện chương trình thật hoàn hảo, hạn chế dùng đến kế hoạch B.

Thời gian và địa điểm tổ chức

Xác định thời gian tổ chức sự kiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp chủ động liên hệ địa điểm tổ chức và hoàn tất danh sách khách mời. Vào cao điểm cuối năm, để tránh tình trạng khan hiếm địa điểm tổ chức, các bạn nên lưu ý đưa ra thời gian cụ thể càng sớm càng tốt.

Khi lựa chọn địa điểm diễn ra sự kiện, các doanh nghiệp cần quan tâm đến số lượng khách mời để xác định sức chứa của địa điểm cần thuê. Thay vì lựa chọn nơi tổ chức là các nhà hàng, khách sạn hạng sao, một không gian phù hợp với không khí và tính chất của sự kiện sẽ là ưu tiên hàng đầu. Đối với những sự kiện cuối năm như tất niên, họp mặt,...các bạn có thể sử dụng văn phòng công ty làm địa điểm tổ chức, nếu công ty có không gian rộng rãi.

Hình thức tổ chức

Tùy vào mục đích của sự kiện mà đơn vị phụ trách chương trình đưa ra hình thức tổ chức hợp lý. Nếu là hội nghị cổ đông, hội nghị khách hàng,...các bạn nên chú ý tổ chức trong hội trường lớn, được bố trí các trang thiết bị hỗ trợ cần thiết. Nếu là hoạt động giao lưu, chia sẻ giữa các thành viên trong công ty, các bạn có thể kết hợp sự kiện với một chuyến dã ngoại tại các địa điểm du lịch. Thông qua hoạt động team building, tình cảm giữa các thành viên công ty sẽ gắn bó và thân thiết hơn.

Kịch bản và thiết kế chương trình

Dựa trên tính chất của sự kiện, đơn vị phụ trách sẽ xây dựng một kịch bản phù hợp, cùng với hệ thống âm thanh, ánh sáng luôn sẵn sàng trước khi sự kiện diễn ra. Vì kịch bản có tính chất quyết định đến thành công của sự kiện, nên nguồn nhân lực được phân công công việc khá chặt chẽ, bám sát nội dung chương trình. Ngoài những phần báo cáo, đánh giá hay phát biểu của lãnh đạo, các tiết mục trò chơi, văn nghệ là không thể thiếu. Nhưng, các doanh nghiệp nên sắp xếp phần tiệc xen kẽ với những hoạt động trên để khách mời không cảm thấy mệt mỏi và nhàm chán. Đặc biệt, yếu tố mới lạ và hấp dẫn trong sự kiện sẽ là điểm thu hút khách mời.

Ngân sách tổ chức

Yếu tố tài chính là điều mà các doanh nghiệp phải xem xét khi đưa ra kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Bởi trong giai đoạn khó khăn như hiện nay, nhiều doanh nghiệp phải áp dụng chính sách “thắt lưng buộc bụng” trong từng hoạt động. Dựa trên kế doạch có sẵn, khi tiến hành sự kiện, các bạn phải cố gắng thắt chặt ngân sách, hạn chế tối đa những khoản chi không cần thiết. Thay vì tự tay tổ chức tất cả các khâu chuẩn bị sự kiện, bạn hãy thuê đội ngũ Agency để phụ trách phần tổ chức. Các đơn vị này thường có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết, doanh nghiệp của bạn sẽ không phải mất phí cho những vật dụng này. Đồng thời, khi lựa chọn đơn vị tổ chức, các bạn nên đối chiếu giá cả để tìm ra đơn vị có mức giá hợp lý với chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín

Không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức được sự kiện cho riêng mình. Vì vậy, sự hỗ trợ từ các công ty tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết. Với sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, các công ty tổ chức sự kiện luôn nắm rõ những quy trình chính trong quá trình sự kiện diễn ra. Từ đó, tư vấn và phối hợp với doanh nghiệp thực hiện những công đoạn chuẩn bị nhằm mang đến một sự kiện hoành tráng và thành công. Tuy nhiên, các bạn nên lựa chọn những đơn vị tổ chức uy tín, có chuyên môn để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và làm hài lòng tất cả người tham dự. Đồng thời, khi thuê các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian chuẩn bị.

Hiện nay, Đất Việt Tour được đánh giá là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết mang đến những dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh cho những sự kiện mà công ty bạn dự định tổ chức. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được những ưu đãi bất ngờ và tận hưởng không khí náo nhiệt trong những sự kiện hoành tráng. Mọi chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ: Công ty du lịch Đất Việt Tour – 198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM – ĐT: (08) 38 944 888 - 0902 509 319 để biết thêm chi tiết.

Hồng Hạnh – Đất Việt Tour