Kinh nghiệm tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo thành công

Du lịch MICE là xu hướng phát triển mới của ngành du lịch hiện nay và được rất nhiều khách hàng là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn. Trong đó du lịch hội nghị, hội thảo là một khía cạnh nổi trội nhất.

Các chương trình du lịch hội nghị, hội thảo không chỉ mang đến hiệu quả cao hơn trong công việc mà còn làm hài lòng tất cả những khách tham dự bởi có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời.

Bạn đang có ý định tổ chức một chuyến du lịch hội nghị, hội thảo? Hãy tham khảo những kinh nghiệm tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo mà chúng tôi chia sẻ sau đây:

Lên chủ đề cho chương trình

Chủ đề của chương trình thể hiện mục đích của chương trình, ý đồ của ban tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Do đó, các đơn vị tổ chức cần thống nhất với khách hàng lựa chọn chủ đề phù hợp với nội dung và có sức hấp dẫn người tham dự nhất có thể.

• Đất Việt Tour - Nhà tổ chức du lịch MICE chuyên nghiệp

Tìm kiếm địa điểm tổ chức

Đối với những tour du lịch hội nghị, hội thảo quý khách nên chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích tổ chức chương trình.
Ví dụ: Nếu bạn muốn tổ chức một hội thảo lớn thì có thể tổ chức tại những địa điểm sang trọng và có sức chứa lớn, còn đối với những buổi buổi hội nghị nhỏ thì có thể chọn những khách sạn nhỏ và đơn giản hơn.

Lưu ý: Tránh chọn những địa điểm tổ chức quá rộng mà người tham dự quá ít hay chọn những địa điểm quá nhỏ khi đối tượng tham dự quá đông.

Công tác chuẩn bị chu đáo

Đối với những sự kiện hội nghị, hội thảo ban tổ chức cần chuẩn bị chu đáo về phương tiện đi lại, khách sạn, tổ chức suất ăn hoặc tiệc liên hoan,… phù hợp nhất.

Nên xem xét những tiện ích tại địa điểm tổ chức mà nhà cung cấp gửi tới bạn xem phần nào miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp.

Tùy vào mỗi hội nghị, hội thảo mà có những công cụ hỗ trợ khác nhau mà có những chuẩn bị cho phù hợp.

Ví dụ: Nếu diễn giả muốn có một bài tập trắc nghiệm nho nhỏ cho các thành viên tham dự thì bạn nên chuẩn bị trước bút, giấy tờ, công cụ giảng dạy, micro cài áo để tiện giảng dạy,…

Những điểm tham quan bên lề

Cần xác định rõ ràng địa để đoàn khách tham quan, mua sắm hay nghỉ ngơi thư giãn sau khi tham dự hội nghị, hội thảo.

Căn cứ vào đối tượng khách tham dự mà ban tổ chức có thể chọn những dịch vụ, điểm tham quan sao cho tương xứng.

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời chính

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên dành thời gian làm việc riêng với những diễn giả, người phát ngôn, hoặc khách mời chính trong chương trình.

Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị những công cụ cần thiết phục vụ chương trình, kiểm soát thời gian để chương trình được tiến hành theo đúng kế hoạch và cuốn hút người tham dự.

Làm tốt công tác truyền thông

Đối với những hội nghị, hội thảo mà khách tham dự có sẵn như: Hội nghị nhà phân phối, tri ân khách hàng,…đơn vị tổ chức sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Tuy nhiên, đối với những hội thảo dạng tuyên truyền, mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền mời gọi người tham dự.

Có thể sử dụng những kênh truyền thông hiệu quả như: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội,… Đối với các hội thảo, hội nghị dành cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, những nhân vật quan trọng,… bạn cần gọi điện thoại trực tiếp mời khách tham dự.

Cân nhắc thời gian truyền thông phù hợp, không nên chọn ngày quá xa sự kiện hay những ngày quá sát sự kiện khiến đối tượng tham dự không thể sắp xếp thời gian phù hợp.

Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để một chương trình du lịch hội nghị, hội thảo thành công điều quan trọng nhất là chọn một đơn vị tổ chức uy tín. Những đơn vị này sẽ giúp bạn thực hiện sự kiện một cách hoàn hảo và nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt chương trình.

Đất Việt Tour hiện đang là đơn vị tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp nhất hiện nay. Chúng tôi tự hào đã tổ chức nhiều chương trình du lịch hội nghị, hội thảo cho nhiều đối tác lớn như: Vinasoy, Liên Á, Tân Á Đại Thành, Đường Biên Hòa,…thành công và nhận được đánh giá cao từ quý khách hàng.

• Du lịch MICE là gì?

Bạn muốn tổ chức hội nghị, hội thảo kết hợp tham quan nhiều địa danh du lịch tuyệt đẹp trên khắp mọi miền đất nước? Hãy đến với dịch vụ du lịch MICE của Đất Việt Tour, chắc chắn chúng tôi sẽ giúp bạn có một chương trình thành công và ý nghĩa nhất.

Mọi thông tin chi tiết về du lịch MICE quý khách vui lòng liên hệ Công ty Cổ phần ĐT- TM - DV Du lịch Đất Việt, 198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM.  Tư vấn qua tổng đài: 1800 6700.

• Tham khảo thêm Cẩm nang Du lịch MICE