Lựa chọn Công ty du lịch MICE chuyên nghiệp cần lưu ý những gì?

Du lịch hội nghị dần trở thành kênh truyền thông hiệu quả đối với nhiều doanh nghiệp. Với hơn 17 năm kinh nghiệm, Công ty du lịch Đất Việt xin chia sẻ đến bạn đọc những thông tin liên quan đến việc lựa chọn Công ty du lịch MICE chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình của bạn diễn ra thành công và mang lại hiệu quả cao sau khi kết thúc.

Đối với nhiều Công ty du lịch MICE, việc lên kế hoạch tổ chức một chương trình hoành tráng và để lại dấu ấn trong lòng đối tác là mục tiêu mà mỗi tổ chức hướng đến. Song, không phải Công ty du lịch MICE nào cũng tạo nên hiệu ứng tốt sau khi kết thúc mỗi chương trình. Để xem xét việc chọn lựa các Công ty tổ chức, bạn nên nghe họ tư vấn về quy trình tổ chức toàn bộ chương trình du lịch MICE của mình nhằm đưa ra quyết định tốt nhất.

Sau đây, Đất Việt Tour xin đưa ra các quy trình tổ chức để bạn đọc tham khảo:

1. Tiến hành nghiên cứu tổng thể

Trước khi lên kế hoạch tổ chức, Công ty du lịch MICE (Đất Việt Tour) sẽ trao đổi với đối tác để nắm rõ các thông tin cơ bản nhất mà Doanh nghiệp bạn muốn hướng đến để soạn chương trình cụ thể. Toàn bộ chương trình du lịch MICE nói riêng và các sự kiện khác nói chung đều có đường dây kịch bản cụ thể. Song, đều dựa trên những nội dung chính sau đây:

• Chủ đề chương trình

• Mục tiêu sự kiện

• Đối tượng khách mời tham dự du lịch MICE và số lượng cụ thể

• Thời gian tổ chức

• Địa điểm diễn ra

• Ngân sách dự kiến

• Điểm khác biệt, nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp so với các đơn vị khác.

2. Sáng tạo ý tưởng trong việc tổ chức du lịch MICE

Sau khi nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, việc tiếp theo mà Công ty du lịch MICE làm là suy nghĩ ý tưởng chính của chương trình . Ý tưởng tổ chức du lịch MICE cần đảm bảo phù hợp về chủ đề, mục tiêu, sản phẩm, dịch vụ,... mà công ty khách hàng muốn hướng đến. Bên cạnh suy nghĩ ý tưởng tổ chức, Công ty du lịch Đất Việt còn không ngừng làm mới các bộ khung chương trình nhằm thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự.

Có thể nói, ý tưởng trong việc tổ chức giữa Công ty chúng tôi là điểm tạo nên sự khác biệt đối với các Công ty du lịch MICE khác. Sau khi soạn thảo ý tưởng, Đất Việt Tour sẽ thể hiện bằng nội dung cụ thể và gửi đến khách hàng nhằm đảm bảo truyền tải toàn bộ nội dung một cách chỉnh chu và đầy đủ nhất.

Tuy nhiên, việc lên ý tưởng trong việc tổ chức du lịch MICE vẫn chưa đảm bảo thành công cho toàn bộ chương trình mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào khâu tổ chức với mục đích tạo tiếng vang cho toàn bộ chuyến du lịch MICE.

3. Thiết kế chương trình du lịch MICE

Toàn bộ quy trình thiết kế của Công ty du lịch MICE được xem là quá trình cụ thể hóa những ý tưởng, bao gồm:

• Lựa chọn địa điểm tổ chức

• Xác định thời gian tổ chức

• Xác định chủ đề của toàn bộ chương trình

• Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)

• Thiết kế hình ảnh chương trình.

4. Lập kế hoạch tổ chức chương trình du lịch MICE

Lập kế hoạch cho toàn bộ chương trình được xem là quy trình chi tiết nhất mà mỗi Công ty du lịch MICE cần có, cụ thể là:

• Nhân lực sự kiện

• Thiết bị sự kiện

• Phương thức vận chuyển

• Ngân sách cần có

• Phân tích những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng cần thiết.

5. Thực hiện kế hoạch tổ chức chương trình du lịch MICE

Đây là một trong những khâu quan trọng mà Công ty du lịch MICE thực hiện. Đối với những Công ty chuyên nghiệp như Đất Việt Tour, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề liên hệ đến các dịch vụ cần thiết như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết kế, thuê MC, PG, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee, chuẩn bị đồng phục, quà tặng....

Sở dĩ một đội ngũ nhân sự tại Công ty chúng tôi được xem là chuyên nghiệp vì với nhiều năm kinh nghiệm trong quản lý và tổ chức, chúng tôi đảm bảo cung ứng các sản phẩm tốt nhất để chương trình du lịch MICE của bạn diễn ra trọn vẹn và thành công nhất.

6. Dàn dựng chương trình du lịch MICE

Trước khi sự kiện diễn ra, Công ty du lịch Đất Việt sẽ thực hiện các công tác chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Đối với khâu này, người quản lý của chúng tôi sẽ liệt kê các công việc cần làm cụ thể để giám sát, theo dõi tiến độ công việc nhằm hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất.

7. Tiến hành chạy chương trình du lịch MICE

Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu diễn ra là minh chứng rõ nhất cho thấy sự chuyên nghiệp của Công ty du lịch MICE (Đất Việt Tour) của chúng tôi có hoàn hảo hay không. Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng toàn bộ chương trình, đội ngũ nhân viên của Công ty chúng tôi vẫn luôn bố trí nhân sự giám sát toàn bộ các khâu của chương trình nhằm khắc phục những rủi ro xảy ra trong quá trình chương trình diễn ra.

8. Kết thúc chương trình du lịch MICE

Sau khi kết thúc mỗi chương trình, Công ty du lịch MICE của chúng tôi luôn họp và bàn bạc lại các vấn đề để các chương trình sau được diễn ra một cách tốt đẹp nhất.

Trên đây là những chia sẻ cho Quý khách hàng nhằm lựa chọn Công ty du lịch MICE chuyên nghiệp. Hy vọng rằng bạn sẽ có cái nhìn sâu hơn về dịch vụ mà Đất Việt Tour cung cấp. Mọi thắc mắc của Quý khách sẽ được nhân viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất. Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:

Công ty Cổ phần ĐT - TM - DV Du lịch Đất Việt

198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  | Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Email: sales@datviettour.com.vn

Website: www.datviettour.com.vn

Tham khảo: Cần lưu ý gì để có chương trình du lịch hội nghị hoàn hảo?

Mỹ Linh