Nắm rõ các bước sau để tổ chức du lịch hội nghị thành công

Để tổ chức du lịch hội nghị thành công, yêu cầu đơn vị tổ chức phải chuyên nghiệp, nhạy bén trước những yêu cầu của khách hàng. Cụ thể là: có kế hoạch chu đáo đến từng chi tiết để mang lại sự hài lòng cao nhất. Dưới đây là các bước để tổ chức du lịch hội nghị thành công. Hy vọng nó có thể giúp ích được cho bạn đọc.

Bước 1: Làm việc với khách hàng

Xác định yêu cầu của khách hàng đối với chương trình. Cụ thể là các vấn đề về phương tiện đi lại, điểm đến, nhà hàng, khách sạn, điểm tham quan, các chương trình giao lưu, ăn uống,...)

Bước 2: Đàm phán, ký kết hợp đồng

Dựa vào ý kiến của khách hàng để phác thảo sơ bộ lịch trình dự kiến. Tư vấn cho khách hàng các loại dịch vụ phù hợp nhất. Thông qua đó để đưa ra mức chi phí phù hợp nhất cho chuyến du lịch hội nghị.

Bước 3: Khảo sát địa điểm

Đơn vị tổ chức chương trình du lịch hội nghị sẽ cử người đi khảo sát địa điểm dự định tổ chức, làm việc với địa điểm để đảm bảo số lượng người tham gia cảm thấy thoải mái và được tận hưởng không gian mới.

Bên cạnh đó, việc khảo sát địa điểm tổ chức du lịch hội nghị còn là phương án làm giảm tối thiểu mức rủi ro xảy đến về các thiết bị âm thanh, ánh sáng,...

Bước 4: Nhận danh sách khách mời tham dự

Việc nhận danh sách khách mời từ phía đối tác nhằm đảm bảo việc sắp xếp phòng ở và phương tiện đi lại cho phù hợp. Đối với các chương trình du lịch hội nghị được tổ chức ở nước ngoài, việc nhận danh sách khách mời tham dự còn đáp ứng việc kiểm tra đầy đủ thông tin và các giấy tờ liên quan trước ngày khởi hành.

Bước 5: Lập đội tổ chức và lên kế hoạch chi tiết

Lập đội tổ chức và lên kế hoạch chi tiết cho chương trình du lịch hội nghị là bước không thể thiếu. Vì từ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, phần văn nghệ giao lưu, gala dinner, trò chơi hay các hoạt động tập thể,… phải được đảm bảo từ hình thức đến nội dung một cách cụ thể.

Đội trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm cao nhất, phân công công việc cho từng người: Người phụ trách cơ sở vật chất, người phụ trách nội dung chương trình, người chịu trách nhiệm quản lý khách tham dự...

Đồng thời, ban tổ chức cần gửi lịch trình chi tiết đã ấn định cho bên đối tác để họ nắm bắt và không bị động.

Bước 6: Triển khai kế hoạch

Đến ngày khởi hành, đội tổ chức du lịch hội nghị có mặt và triển khai kế hoạch. Một vài người sẽ có mặt trước ở điểm hẹn để làm công tác chuẩn bị được chu đáo.

Số người còn lại theo dẫn đoàn, kiểm số người và đảm bảo giờ giấc theo đúng kế hoạch, nếu có tình huống phát sinh thì phải nhanh chóng xử lý kịp thời. Đoàn du lịch hội nghị thường có số lượng lớn nên việc chậm chễ rất hay xảy ra, tuy nhiên người tổ chức phải biết lường trước mọi tình huống trước khi lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo tiến độ chương trình vẫn diễn ra hợp lý.

Bước 7: Sắp xếp, tổ chức đoàn

Sau khi đoàn đã di chuyển đến điểm đến, sắp xếp nhanh chóng và hợp lý các phòng theo danh sách ban đầu. Phổ biến lại lịch trình để khách tham dự có mặt đúng giờ diễn ra chương trình.

Bước 8: Chạy chương trình

Trước giờ chương trình bắt đầu, đảm bảo công tác chuẩn bị banner, phông nền, trang trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, máy tính, tài liệu hỗ trợ… đều sẵn sàng. Trong buổi du lịch hội nghị diễn ra, phải cử người luôn theo sát và kịp thời có những thay đổi nếu xảy ra trường hợp ngoài dự kiến.

Bước 9: Các chương trình phụ

Nếu chương trình du lịch hội nghị có thêm hoạt động vui chơi, giao lưu hay có các tour nhỏ thăm quan những địa điểm nằm gần khu vực tổ chức hội nghị thì cần đảm bảo hướng dẫn viên và đội hỗ trợ luôn đầy đủ để hướng dẫn cho khách. Cố gắng nhất để làm hài lòng khách tham dự và luôn tạo không khí vui vẻ, thân thiện.

Bước 10: Kết thúc chương trình

Kết thúc chương trình, chia tay khách. Chuẩn bị trước các bản thăm dò ý kiến để lấy nhận xét của khách hàng, họp rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau được thành công hơn.

Để tổ chức một chương trình du lịch hội nghị thành công yêu cầu đơn vị tổ chức phải chuyên nghiệp, nhạy bén trước những yêu cầu của khách hàng, có kế hoạch cụ thể và chu đáo đến từng chi tiết để mang lại sự hài lòng cao nhất.

Mọi thắc mắc của Quý khách sẽ được nhân viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất. Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:

Công ty Cổ phần ĐT - TM - DV Du lịch Đất Việt

198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM

ĐT: (028) 73 081 888  | Tổng đài miễn phí: 1800 6700

Email: sales@datviettour.com.vn

Website: www.datviettour.com.vn

Tham khảo: Lựa chọn Công ty du lịch MICE chuyên nghiệp cần lưu ý những gì?

Mỹ Linh